賃貸借契約においてどんな書類が必要？3つの必要書類についてご紹介

賃貸借契約を結ぶ際には、いくつかの重要な書類が必要です。
それぞれの書類が契約者の信頼性を証明し、契約の安全性を保証するのに役立ちます。
この記事では、賃貸物件を探している方に向けて、印鑑証明書、住民票、収入証明書の役割と重要性について、以下で詳しく解説していきます。

賃貸借契約に印鑑証明書が必要な理由

印鑑証明書は、契約者が正当な手続きを経て作成された実印を所有しているのを証明するもので、信頼性と法的効力を持っています。
賃貸借契約の書類のなかでもとくに重要です。
法律上では、入居者本人の銀行印と認印があれば契約が成立します。
しかし、不動産会社によっては、リスクを抑えるために提出が必要になる場合があります。
また、連帯保証人は印鑑証明書の提出が必要です。
まず、実印とは、個人が役所に登録した印鑑で、正式な手続きを経て登録されたものです。
そのため、実印は効力が大きく、契約や重要な書類に使用されます。
賃貸借契約では、契約者がおこなう実印を使った契約書への署名によって、その契約が法的に有効であるのを示しているのが特徴です。
また、実印を使用すると、契約者が契約内容に同意しているのが正確に確認できるため、不正防止の役割も果たしています。
次に、印鑑登録とは、個人が自分の印鑑を役所に登録する手続きです。
この手続きを通じて登録された印鑑が実印となります。
印鑑登録をおこなうと、印鑑証明書を発行してもらえて、これが賃貸借契約などの重要な取引に使用されます。
印鑑証明書は、契約者が正当な手続きを経て実印を登録しているのを証明するものであり、その信頼性は高いです。
賃貸借契約において、印鑑証明書を提出すると、契約者の身元確認が正確におこなわれ、不動産会社にとっての不正行為へのリスクを減らすことができます。
最後に、連帯保証人の印鑑証明書の提出についてです。
連帯保証人とは、契約者が賃貸借契約において責任を果たせなかった場合に代わりに責任を負う方です。
もし契約者が家賃を払っていない場合には、不動産会社は連帯保証人から取り立てて回収する必要があります。
その意思を確認する意味で、連帯保証人に印鑑証明書の提出が求められます。
もし連帯保証人が印鑑証明書を持っていない場合には、役所への登録が必要です。
もしくは、保証会社を利用すれば、保証人とその印鑑証明書は不要です。

賃貸借契約の必要書類としての住民票

賃貸借契約には住民票が必要です。
住民票には、契約者の氏名、住所、生年月日などの基本的な情報が記載されており、これにより契約者の身元の確認が正確におこなえます。
たとえば、運転免許証も身元確認書類の1つですが、住民票にはある住所の情報が運転免許証にはありません。
情報が多く記載されている住民票は、なりすましを防ぐために不動産会社にとっては重要な書類です。
また、住民票は引っ越しをする全員分が必要です。
家族の場合は、家族全員分が記載されている謄本を取得しましょう。
入籍のタイミングで入居する場合は、それぞれが住民票を準備しましょう。
次に、住民票の有効期限について確認しておく必要があります。
住民票自体に使用期限はありません。
しかし一般的には、賃貸借契約で提出する住民票の有効期限は3か月とされています。
これは、提出された住民票が最新のものであり、契約者の現在の住所情報を正確に反映しているのを確認するためです。
3か月以上前に発行された住民票を提出すると、その間に住所が変更されている可能性があり、不正確な情報となります。
そのため、3か月以内に発行された住民票の提出が求められる場合が多いです。
実家から住民票を移していない場合には、その旨を先に不動産会社に伝えておくと良いでしょう。
最後に、マイナンバーについても確認しておきましょう。
住民票にはマイナンバーが記載されているものと記載されていないものがあります。
賃貸借契約において、住民票を提出する際にマイナンバーが記載されているかどうかは注意が必要です。
マイナンバーは、個人情報のなかでもとくに機密性が高く、取り扱いには慎重さが求められます。
賃貸借契約では、契約者の基本的な身元確認が主な目的であり、マイナンバーの提出は必要とされないケースが一般的です。
不動産会社としても、マイナンバーの取り扱いには注意を払っているところであり、受け取りを拒否される可能性もあります。
したがって、住民票を提出する際には、マイナンバーが記載されていないものの提出が推奨されます。
これにより、個人情報の漏洩リスクを避けられるでしょう。

収入証明書は賃貸借契約の必要書類の1つ

収入証明書は賃貸借契約を結ぶ際に必要な書類です。
名前が収入証明書の書類は存在せず、収入を証明する書類は勤務体系によって異なります。
源泉徴収票や確定申告書が収入証明書として扱われます。
なお、一般的には給与明細書は認められませんので注意しましょう。
まず、収入証明書の1つである源泉徴収票についてご説明します。
源泉徴収票は、1年間の給与総額や控除額が記載されていて、給与所得者が勤務先から毎年受け取る書類です。
賃貸借契約では、契約者の安定した収入を証明するために、多くの場合に源泉徴収票の提出が求められます。
源泉徴収票は正式な書類であるため、その信頼性が高く、契約者の収入を正確に把握できる手段です。
不動産会社が家賃を回収できると信頼する安心材料になります。
申請すれば再発行もできます。
次に、連帯保証人の収入証明書についてです。
賃貸借契約においては、契約者だけでなく連帯保証人の収入証明書も提出を求められるケースがあります。
これは、連帯保証人が経済的に安定しているかどうかを確認するためです。
たとえば、連帯保証人が十分な収入を持っている場合、契約者が何らかの理由で家賃を支払えなくなった際に、代わりに支払うべき連帯保証人の支払い能力が保証されます。
これにより、大家さんや管理会社は安心して物件を貸し出せます。
また、連帯保証人の収入証明書の提出は、契約者と連帯保証人の信頼関係を明確にする手段としても重要です。
確定申告書あるいは納税証明書について説明します。
フリーランスや自営業を営んでいる方は、源泉徴収票はありません。
他の収入証明書が必要です。
確定申告書は、1年間の収入と経費をまとめ、税務署に提出する書類です。
確定申告書の写しは収入証明書として扱われます。
一方、納税証明書は、過去の納税状況を証明する書類であり、納税額や税務署に対する履行状況の確認が可能です。
確定申告書では総収入と経費、納税証明書では過去の納税状況が明確に示され、家賃の支払い能力や経済的な信頼が証明できます。
納税証明書は国税電子申告・納税システムのe-Taxで交付を請求可能です。
他の収入証明書は、所得証明書や課税証明書で、役所で発行できます。
マイナンバーカードがあれば、コンビニで発行も可能です。
ただし、6月以降でないと受け取れない自治体が多いです。
自分の状況に合った収入証明書を用意しておきましょう。

まとめ

賃貸借契約において、印鑑証明書、住民票、そして収入証明書は必要書類です。
印鑑証明書は実印の正当性を証明し、契約の信頼性を高めます。
住民票は契約者の身元確認のために必要であり、有効期限は3か月以内が一般的です。
収入証明書は契約者と連帯保証人の経済的信頼性を証明するために使われ、源泉徴収票や確定申告書が主に使用されます。
これらの書類を準備すると信頼性が確保され、賃貸借契約がスムーズに進行します。